Projekt einreichen

Wir möchten Sie bei der Projekteinreichung bestmöglich unterstützen.

Sie finden im Folgenden alle für Sie relevanten Informationen sowie die einzelnen Schritte und Phasen des Projektverlaufes.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch persönlich. Die Kontaktdaten unserer Ansprechpartnerin finden Sie hier .

Voraussetzungen für die Einreichung eines Projektes
  • Der Sitz Ihrer Einrichtung und der Ort, an dem das Projekt realisiert werden soll, befinden sich im Geschäftsgebiet der VR-Bank Würzburg
  • Ihre Einrichtung ist als gemeinnützig anerkannt, ein aktueller Freistellungsbescheid des Finanzamts liegt vor
  • Ihre Einrichtung hat im laufenden Kalenderjahr kein anderes Crowdfunding auf der Plattform abgeschlossen
  • Das Finanzierungsziel ist realistisch kalkuliert und liegt zwischen 1.000 Euro und maximal 25.000 Euro
  • Der Vorstand Ihrer Einrichtung ist von der Projektidee überzeugt
  • Bild- und Videomaterial für das Projekt sind vorhanden, gesammelt und/oder erstellt
  • Eine detaillierte und begeisternde Projektbeschreibung ist angefertigt
Geschäftsgebiet der VR-Bank Würzburg

Zum Geschäftsgebiet der VR-Bank Würzburg zählen folgende Städte, Märkte und Gemeinden sowie deren zugehörige Orte:

  • Aub
  • Bieberehren
  • Eibelstadt
  • Erlabrunn
  • Frickenhausen
  • Gelchsheim
  • Gerbrunn
  • Geroldshausen
  • Giebelstadt
  • Güntersleben
  • Hemmersheim
  • Hettstadt
  • Himmelstadt
  • Kaltensondheim
  • Karlstadt
  • Leinach
  • Margetshöchheim
  • Ochsenfurt
  • Randersacker
  • Reichenberg
  • Retzstadt
  • Riedenheim
  • Rimpar
  • Rottendorf
  • Röttingen
  • Sommerhausen
  • Tauberrettersheim
  • Theilheim
  • Thüngersheim
  • Veitshöchheim
  • Waldmannshofen
  • Winterhausen
  • Würzburg
  • Zell
  • Zellingen
Vorbereitungsphase

So bereiten Sie Ihr Konzept vor

Um ein Projekt erfolgreich vorzubereiten müssen Sie im Vorfeld einige Überlegungen anstellen. Wichtig ist einerseits die Vorstellung und Präsentation Ihres Projekts und andererseits die Auswahl der Kommunikationskanäle, in denen Sie werben wollen.

Vorherige Analyse

Analysieren Sie Ihr Netzwerk – Vereinsmitglieder, Fans, Förderer, Familie, Freunde und Bekannte – und schätzen Sie ein, welches Budget potenziell erreicht werden kann.

Abgleich mit anderen Projekten

Vergleichen Sie im Vorfeld andere Projekte und deren Struktur. Lassen Sie sich von guten Beispielen inspirieren und entwickeln Sie Ideen für Ihre eigene Projektdarstellung.

Projektinitiator anmelden

Registrieren Sie sich als Nutzer auf der Crowdfunding-Plattform. Klicken Sie hierfür oben rechts auf der Seite auf den orangen Button "Login". Sie erhalten anschließend eine e-Mail mit einem Bestätigungslink.

Projekt auf der Plattform registrieren

Um ein neues Projekt anzulegen müssen Sie angemeldet sein. Klicken Sie auf „Projekte einreichen“ und anschließend auf „Neues Projekt anlegen“. Zunächst ist nur die Eingabe des Projekttitels und eines Projektkurznamens notwendig.

Projektinitiator legitimieren

Informieren Sie den Vorstand Ihrer Einrichtung über Ihre Projektidee. Konnten Sie ihn für die Idee begeistern, lassen Sie sich sein Einverständnis schriftlich auf dem Legitimationsformular bestätigen und reichen Sie dies anschließend per e-Mail an crowdfunding@vr-bank-wuerzburg.de ein.

Mögliche Projekte
  • Der Kindergarten möchte ein neues Klettergerüst kaufen
  • Ein Film, der sich mit Ihrer Region beschäftigt, soll gedreht werden
  • Die Grundschule möchte einen Wissenschaftstag veranstalten
  • Eine Band will eine CD aufnehmen
  • Eine Berufsschule möchte ein Kochbuch mit Rezepten für regionale Gerichte produzieren
  • Eine Veranstaltung oder Gala sucht Förderer
  • Das Kinderheim möchte eine Weihnachtsfeier veranstalten
  • Die Tafel möchte eine Aktion durchführen
  • Streetworker möchten einen Treffpunkt für Jugendliche schaffen
  • Das Krankenhaus möchte einen Clown einladen, um die Kinder aufzuheitern
  • Ein Sportverein möchte das Vereinsheim renovieren

Wichtig ist, dass hinter Ihnen als Projektinitiator eine gemeinnützige Einrichtung steht.

Bearbeitungsphase

Ausarbeitung Ihrer Projektpräsentation

Sobald Ihr Projekt angelegt ist können Sie es jederzeit aufrufen. Klicken Sie hierfür im Menü rechts oben auf „Meine Projekte“.

Links auf der Projektseite erscheint ein Navigationsmenü. Klicken Sie auf 1 und bearbeiten Sie alle Unterpunkte.

Bedenken Sie, dass Ihre Projektpräsentation das Herzstück Ihres Projekts ist. Ohne eine ansprechende Präsentation wird Ihr Projekt kaum von der Community wahrgenommen. Fragen Sie sich selbst, was Sie an Ihrem Projekt am meisten begeistert und stellen Sie diese Eigenschaften in den Mittelpunkt. Nehmen Sie sich für die Projektbeschreibung ausreichend Zeit. Benötigt werden verschiedene Texte, um Ihr Projekt vorzustellen, Bilder und möglichst auch ein Video.

Nützliche Tipps

Formulieren Sie Ihre Sätze kurz und prägnant. Achten Sie auf eine verständliche Sprache und einen roten Faden, der in den Texten erkennbar ist. Machen Sie Ihre Situation transparent: Liefern Sie den Lesern Hintergrundinformationen, machen Sie Angaben zu Ihrer Finanzierungssituation, beschreiben Sie genau, für welche Aktivitäten das gesammelte Geld verwendet wird.
Ebenfalls ganz wichtig: Kommunizieren Sie persönlich und bleiben Sie authentisch – lassen Sie den User merken, dass Sie und ggf. Ihr Team voll hinter dem Projekt stehen.

Das sollten Sie vermeiden

Die Projektpräsentation ist kein Förderantrag oder eine Pressemitteilung. Formulieren Sie aktiv und sprechen Sie Ihre Unterstützer auf persönlicher Ebene an. Vermeiden Sie es, Ihre Projektseite mit vielen Links zu versehen – so werden die Nutzer unnötig abgelenkt und vom eigentlichen Ziel – der Projektunterstützung – abgebracht.

Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie den Wechsel in die Startphase beantragen.

Mögliche Dankeschöns
  • Kinder basteln oder malen etwas
  • Nennung des Namens auf der Spendentafel
  • Offizielle Unterstützer-Urkunde
  • T-Shirt mit Unterschrift
  • DVD mit Bildern und Film über das Projekt
  • Postkarte mit Motiv passend zum Projekt
  • Fotoslideshow der Unterstützer auf Projektinitiator-Homepage
  • Premieren-Karten der Veranstaltung
  • Auftritt der Band in der Region
  • Signiertes Buch zur Veröffentlichung
  • Bei einem Bauvorhaben z. B. Stein mit Namen und Gravur auf einem Holzstück
  • Einladung zum Cafe / Kuchen / Grillfest
  • Gesungener Videogruß
  • Zugang zu einem internen Blog, den nur Unterstützer lesen können
Startphase

Feedback von der Community

Sobald Sie Ihre Projektpräsentation abgeschlossen haben, können Sie in die Startphase wechseln. Ihr Projekt wird nach der Freischaltung auf der Crowdfunding-Plattform veröffentlicht. Während der Startphase können Sie Ihre Präsentation weiterhin bearbeiten. Nutzen Sie das Feedback der Community, um Ihrer Präsentation den letzten Schliff zu verleihen.

Gewinnung von Fans

Die Anzahl der benötigten Fans hängt von Ihrem Finanzierungsziel ab. Überlegen Sie daher genau, ob das Erreichen der Fananzahl möglich ist.

  • Projekte von 1.000 € benötigen mindestens 20 Fans
  • 1.001 € - 2.500 € benötigen mindestens 25 Fans
  • 2.501 € - 5.000 € benötigen mindestens 50 Fans
  • 5.001 € - 7.500 € benötigen mindestens 75 Fans
  • über 7.501 € benötigen mindestens 100 Fans

Begrenzte Zeit

Bitte bedenken Sie, dass Sie maximal 14 Tage Zeit haben, um die erforderliche Anzahl an Fans zu sammeln. Sollte Ihr Projekt nicht die notwendige Fananzahl erreichen oder beantragen Sie keinen Wechsel in die Finanzierungsphase wird es automatisch beendet.

Sobald Sie die notwendige Anzahl an Fans erreicht haben und Ihre Projektpräsentation alle Voraussetzungen erfüllt, können Sie den Wechsel in die Finanzierungsphase beantragen.

TIPP: Warten Sie mit großen Kommunikations- oder Marketingaktionen bis zur Finanzierungsphase, da Sie anderenfalls Gefahr laufen, bis zur Finanzierungsphase an Aufmerksamkeit zu verlieren.

Mögliche Zuspende

Regionale Projekte zu fördern ist uns wichtig! Deswegen unterstützt die VR-Bank Würzburg alle Crowdfunding-Projekte durch einen Spendentopf, der mit 100.000 Euro gefüllt ist.

Eine Spende kann unter folgenden Voraussetzungen eine Zuspende in Höhe von 10 Euro für Ihr Projekt generieren:

  • Die Spende lautet über mindestens 5 Euro
  • Jeder Unterstützer kann für ein Projekt genau eine Zuspende generieren
  • Die Zuspende wird bis zu maximal 200 % Ihres Fundingziels gutgeschrieben

Umso größer die Anzahl an Spendern, desto höher fällt also auch die Zuspende der VR-Bank Würzburg aus.

Finanzierungsphase

Aktivieren Sie Ihre Community!

Nach der Startphase werden Sie für die Finanzierungsphase freigeschaltet. Jetzt hat die Community bis zu 90 Tage Zeit, um Ihr Projekt finanziell zu unterstützen. Führen Sie Ihre geplanten Kommunikations- und Marketingmaßnahmen in allen Kanälen durch. Informieren Sie Ihre Fans und Unterstützer über den Fortschritt Ihres Projekts über den Projektblog auf Ihrer Projektseite. Fügen Sie Updates und Neuigkeiten hinzu – kommunizieren Sie regelmäßig über den neuesten Stand!

Projekt kommunizieren

  • Informieren Sie alle Mitglieder, Förderer, Freunde und Bekannte mündlich
  • Schreiben Sie eine e-Mail oder Whatsapp an alle Vereinsmitglieder, Förderer, Freunde und Bekannte
  • Berichten Sie auf der Startseite der Webseite und verlinken Sie auf die Crowdfundingseite
  • Berichten Sie auf der Mitgliederversammlung Ihrer Einrichtung
  • Posten Sie den Link, der auf Ihre Crowdfundingseite führt, in den sozialen Medien
  • Verfassen Sie einen Bericht für die Vereinszeitschrift
  • Drucken Sie Flyer und Plakate, die Sie in der Region aushängen (z.B. Vereinsheim, Vereinshalle, Schwarzes Brett, lokaler Bäcker, Supermarkt)
  • Binden Sie die lokale Presse ein, versenden Sie beispielsweise eine Pressemitteilung an das Gemeindeblatt

TIPP: Nutzen Sie die Möglichkeit auf der Plattform einen Flyer in Form einer Postkarte zu generieren. Diese übernimmt automatisch die Informationen und Bilder aus Ihrer Projektbeschreibung, Sie benötigen also weder weitere Bilder oder Informationen, noch ein Grafikprogramm. Die Flyer können Sie produzieren lassen (z. B. Online-Druckerei) oder selbst drucken.

Einbindung von Sponsoren

Sie haben auch die Möglichkeit, bereits vorhandene Geldgeber auf der Projektseite mit einzubinden. Hierfür sind individuelle Felder vorgesehen. Vergessen Sie nicht, Ihre Sponsoren ebenfalls an der Projektkommunikation teilhaben zu lassen.

Veränderungen sind begrenzt möglich

In der Finanzierungsphase können Sie Ihre Projektdarstellung nur noch begrenzt verändern. Bilder- und Videoaustausch sowie das Einfügen weiterer Dankeschön ist möglich – alle weiteren Einstellungen sind gesperrt. Inhaltliche Änderungen können Sie über Projekt-Updates kommunizieren.

Alles-oder-nichts-Prinzip

Sollte Ihr Projekt und damit die Finanzierung nicht zustande kommen, gehen die geleisteten Gelder automatisch zurück an die Unterstützer. Für Sie besteht in diesem Fall kein Handlungsbedarf.

Umsetzungsphase

Erfolg oder Scheitern

Nach Ablauf der vorher festgelegten Frist steht fest, ob Ihr Crowdfunding erfolgreich war oder nicht. Haben Sie das Finanzierungsziel zu mindestens 100 % erreicht erhalten Sie innerhalb von 10 Werktagen das erreichte Projektbudget gutgeschrieben. Sie können jetzt mit der Umsetzung Ihrer Idee beginnen. Herzlichen Glückwunsch!

Die Kommunikation geht weiter

  • Informieren Sie den Vorstand und alle Beteiligten über den Finanzierungserfolg, der mit Hilfe der VR-Bank Würzburg zustande gekommen ist
  • Informieren Sie alle Fans und Unterstützer über den Finanzierungserfolg, der mit Hilfe der VR-Bank Würzburg zustande gekommen ist
  • Sie informieren die lokale Presse über den Finanzierungserfolg, der mit Hilfe der VR-Bank Würzburg zustande gekommen ist
  • Versenden Sie alle Dankeschöns - dafür erhalten Sie Zugang zu einer Excel-Liste mit den Daten Ihrer Unterstützer
  • Ihre Einrichtung setzt das Projekt zeitnah um
  • Die VR-Bank Würzburg sendet Ihnen eine Zuwendungsbescheinigung über den Betrag der Zuspenden
  • Senden Sie die unterschriebene Zuwendungsbescheinigung zurück an crowdfunding@vr-bank-wuerzburg.de
  • Nach Einreichung dieser Unterlagen bei der VR-Bank Würzburg wird Ihnen der beim Crowdfunding erreichte Betrag überweisen
  • Schreiben Sie weiterhin Updates auf Ihrem Projektblog, um die Community auf dem Laufenden zu halten

Fundingziel nicht erreicht

Kamen nicht genug Spenden zusammen, um Ihr Finanzierungsziel zu erreichen, gilt Ihr Projekt leider als gescheitert. Die Folge hieraus ist, dass die gesammelten Spendengelder durch die VR-Bank Würzburg zurück an die Unterstützer überwiesen werden.
TIPP: So weit sollte es nicht kommen! Deshalb ist es wichtig, Ihr Projekt zu bewerben und den Finanzierungsfortschritt im Auge zu behalten.